Le recours aux services d’un télésecrétaire est devenu une pratique courante en entreprise. Efficace et polyvalent, le télésecrétaire est à même de prendre en charge des tâches administratives variées. L’entreprise profite d’un plus faible coût, se détache de toutes ses obligations en recrutant de nouveaux salariés en interne et recentre ses équipes sur son cœur de métier.
Les tâches assurées par le télésecrétaire
Les prestataires en télésecrétariat médical à Madagascar peuvent effectuer des tâches variées comme :
- gérer le standard téléphonique de son client. Cette mission comprend la réception des appels entrants, la prise de note et la transmission des messages – des clients et/ou collaborateurs – ainsi que le transfert des appels.
- gérer l’agenda en ligne de son client. Le télésecrétaire peut organiser le planning quotidien de son client. Il fixe et déplace les rendez-vous, conformément aux recommandations qui lui ont été transmises.
- gérer et répondre si besoin, aux courriers de son client.
- mettre à jour les bases de données de son client.
Le télésecrétaire peut éventuellement réaliser des missions de retranscription audio pour son client. Ces fichiers audio à retranscrire, ce sont généralement des enregistrements de colloques, de conférences, d’interviews, d’entretiens et de réunions d’entreprises telles qu’une assemblée générale.
Les avantages de faire appel à un prestataire en télésecrétariat
Particulièrement adapté aux petites structures, le recours à un prestataire en télésecrétariat permet de réaliser d’importantes économies, sur le court comme sur le long terme. L’entreprise ne paie que le travail réalisé. Externaliser le secrétariat permet donc d’éviter de payer les charges sociales inhérentes au recrutement d’un secrétaire salarié. Parce qu’aucun contrat en tant que salarié n’a été signé, l’entreprise ne gère ni indemnité de précarité, ni congés payés ni TVA ni aucune autre charge liée au personnel. En externalisant, vous évitez l’achat du mobilier, du matériel et de fournitures de bureau.
Faire appel aux services d’un télésecrétaire permet également aux entreprises :
- De mieux se concentrer sur son cœur de métier.
- De profiter des services d’un secrétaire qualifié et compétent tout en évitant le recrutement d’un salarié.
- D’éviter de s’engager sur la durée. L’entrepreneur peut rompre la collaboration dès qu’il le souhaite.
- De profiter d’horaires de travail plus souples. Contrairement au secrétaire – qui ne travaille qu’aux heures de bureau – le télésecrétaire peut sur demande de son client, effectuer une mission urgente à des horaires inhabituels.
Les critères de choix de son prestataire offshore en secrétariat
Pour une collaboration efficace, le choix du prestataire doit être mûrement réfléchi. Avant d’arrêter son choix sur une entreprise ou une personne en freelance en particulier, vérifiez-en les références. Consultez les avis clients sur les forums ou demandez l’opinion des entrepreneurs ayant déjà eu recours aux services dudit prestataire. Un prestataire offshore sérieux doit par ailleurs posséder un site Internet.
La spécialisation du prestataire est un critère de choix à ne pas négliger. Certaines plateformes proposent des services de télésecrétariat spécifiques, médicaux ou juridiques. Vérifiez si les tarifs proposés correspondent aux tarifs appliqués sur le marché en faisant une demande de devis gratuit en ligne.